Siempre que te pregunten si puedes hacer un trabajo, contesta que si y ponte enseguida a aprender como se hace.

Flanklin Delano Roosevelt

(1882 – 1945)

Político Estadounidense

La contratación, supervisión, retribución y despido de personal de apoyo en las oficinas de los agentes de seguros y de fianzas que han decidido crecer y para ello delegar actividades en empleados o colaboradores (como gusten llamarles), es un reto que en mi experiencia de asesoría directa y coaching empresarial, es lo que llamaríamos “la pata de palo” de casi todos.

La razón es simple y casi siempre tiene fundamentos en común, por un lado el que no tenemos la formación de HABILIDADES GERENCIALES antes de contratar a alguna persona que nos apoye administrativamente y por otro lado al no tener esa formación usamos nuestros esquemas de liderazgo familiar, es decir tendemos a tratar al personal como “hijos” en vez de hacerlo como empleados.

Otro síntoma clásico de la problemática con el personal, viene de la mano de la mala costumbre de no hacer CONTRATOS y por ello incurrir voluntaria o involuntariamente en irregularidades legales, laborales y fiscales, determinando de manera visceral desde el monto a pagar, los horarios, las “prestaciones” y la forma de corregir y sancionar al empleado en caso de un mal desempeño, así como la manera de reconocer o “premiar” el bueno, lo que ocasiona en algunos casos, literales “viacrucis” al tener que enfrentar las consecuencias de estos actos u omisiones en la Junta de Conciliación y Arbitraje.

Es por todo esto que a riesgo de quedarme corto, pues es un tema que daría muchísimo de que hablar, les comparto al menos las tres primeras estrategias que recomiendo a mis asesorados al tratar el tema de sus empleados:

COMIENZA CON UN ORGANIGRAMA BASICO Y RESPONSABILIDADES POR AREA

Parecería en extremo simple y casi absurdo, pero una gran cantidad de mis asesorados con todos los tamaños de empresa o promotorías aún con números mayores a 50 empleados, NO cuentan con un organigrama actual o futuro de sus puestos, lo cual deja fuera las líneas de mando, deteriora la comunicación y no especifica las responsabilidades de cada área.

Es comprensible que como cada agente usualmente inicia con un empleado y así va creciendo, deja de lado el TIEMPO para dirigir y administrar las tareas de su personal y si a esto aunamos que usualmente se echa mano de personas conocidas o familiares y recomendados de los mismos, no se contrata por función, sino por confianza y con ello resulta que el organigrama se va formando más por las personas que por los puestos.

La elaboración de un organigrama (existen organigramas básicos y generales para agencias de seguros/fianzas), define muchas cosas para los empleados y para el patrón, y sobre todo brinda (cuando la organización ya es mediana), la posibilidad de crecimento y desarrollo dentro de la empresa, factor que para un colaborador es de suma importancia pues evita la percepción de sentirse “estancado” en sus funciones y lo desmotiva.

DEDICA TIEMPO Y ESTRATEGIA A LA SUPERVISION DE TAREAS

La mayor dificultad de un agente de seguros al contratar personal, es el no “creerse” que aunque sea de UN empleado, juega ahora el rol de ser su DIRECTOR GENERAL si… tal como suena, y deberá de encargarse de CAPACITAR, SUPERVISAR, MOTIVAR, CORREGIR al empleado en cuestión, y esto le tomará TIEMPO, mismo que al menos temporalmente dejará de su actividad normal de ventas.

Es decir que cuando contrate personal, debe de estar conciente de que tomará tiempo el adecuar a la persona a que le resulte de ayuda, ya que los empleados no funcionan en automático y no harán las cosas como uno las hace (muchas veces las pueden hacer mejor), solo es cuestión de dedicar tiempo a capacitar y a supervisar adecuadamente.

Para la correcta supervisión de tareas, recomiendo el uso de una BITACORA SEMANAL de actiidades, en la que jefe y empleado anotan en una breve reunión, los pendientes más importantes y jerarquizados a resolver senana con semana. Sabiendo que al principio serán acciones operativas las sujetas a supervisión y posteriormente se irán convirtiendo en acciones ejecutivas.

 

SI NO SABES TE ENSEÑO, SI NO PUEDES TE AYUDO, SI NO QUIERES TE DESPIDO

Por último cabe señalar que una de las acciones más difíciles de enfrentar, sobre todo cuando se inicia a trabajar con personal de apoyo, es la de saber cuando es tiempo de “despedir” a algún elemento de la empresa.

Las razones de tal situación pueden ser cientos para analizar, sin embargo frecuentemente se trata de falta de capacidad para desempeñar una tarea, resistencia al cambio o factores personales, pero lo cierto es que para muchas personas no es fácil tomar la decisión ni mucho menos ejecutar la acción de despedir un empleado. No citaré además que en algunos casos esta decisión se complica por los ya mencionados vacíos de índole legal y laboral, que hacen que a la hora de tomar esta medida puedan repercutir en un problema mayor o bien, si es que se tiene al personal con todas sus prestaciones, también hay que asumir que al despedir a algún elemento hay que provisionar un monto que a veces resulta fuerte, por motivo de pagar una liquidación conforme a la ley y no se cuenta con el efectivo para ello.

Lo cierto es que ante esta crisis que muchas veces se presenta sobre todo al evolucionar el despacho del agente, aplicar el sabio refrán con que inicia éste apartado es un recurso que vale la pena, ya que es un deber empresarial el analizar si la deficiencia de nuestro personal puede ser subsanada con capacitación, o alguna forma de educación, o bien es posible que nuestro empleado haya llegado por exceso de cargas de trabajo a el conocido “nivel de incompetencia” y requiera más que un aumento de sueldo, la contratación de otra persona que le apoye con las tareas que se han multiplicado por el natural crecimiento del negocio.

Lo que si es verdad es que contra una MALA ACTITUD nadie puede… y si detecta este virus en alguien de su empresa, no dude en cortar la relación laboral, cueste lo que cueste, pues puede sucederle incluso que “la manzana podrida, pudra a las demás”, y el ambiente negativo en su oficina dependa de una simple toma de decisión de su parte. No dude… ejecute la acción que sea correcta, su empresa se lo agradecerá.

“Ponerle la camiseta de la empresa a los empleados” ya es un término pasado de moda… hoy en lo que se ha convertido en un entorno altamente competido en todo sentido, el generar empleados comprometidos depende en mucho de el desarrollo de SUS capacidades como director de empresa.

Piénselo así: ¿señala y sufre constantemente las deficiencias de TODOS los que trabajan con usted?… Probablemente entonces USTED sea el que debe ser mejor JEFE.

Recomiendo ampliamente a este respecto el libro “Getting Employees to Fall in Love With Your Company” de Jim Harris, del cual me parece que ya hay una versión al castellano.

¿Deseas tener ejemplos de organigramas básicos de oficinas de agentes y promotorías, asi como formatos para definir responsabilidades de puestos?

Contáctame a mi correo personal y con gusto te enviaré un ejemplos útiles

miguel.arcique@capacitacionespecializada.com